Accordo sul trattamento dei dati

1. Parti

• Titolare del trattamento: l’organizzazione che ha un contratto scritto con Custodian (il «Cliente»).
• Responsabile del trattamento: Mirko Casu, che gestisce Custodian come persona fisica («Custodian»). Custodian è un progetto sviluppato a Losanna, in Svizzera, e non è ancora una società registrata. Una volta registrata, la società subentra nel presente accordo come descritto nella sezione 1 delle Condizioni.

Se il presente accordo e le Condizioni di servizio divergono in materia di protezione dei dati, si applica il presente accordo.

Il presente accordo è disponibile in inglese, tedesco, francese e italiano. In caso di divergenze tra una traduzione e il testo inglese, prevale il testo inglese.

2. Oggetto, durata e finalità

Custodian tratta i dati personali dei partecipanti del Cliente per mostrare a ciascun partecipante come gli assistenti IA influiscono su di lui, e per mostrare al Cliente dati aggregati relativi ad almeno sei partecipanti. Il trattamento consiste in: raccolta tramite l’estensione del browser e il connettore, de-identificazione, memorizzazione, analisi da parte del modello, visualizzazione nelle dashboard, e-mail al team di Custodian sui nuovi account e cancellazione. Il trattamento dura quanto il contratto scritto, più il periodo di cancellazione di cui alla sezione 9.

3. Dati e persone interessate

• Persone interessate: i dipendenti e i collaboratori esterni del Cliente che creano un account con il codice d’invito del Cliente («partecipanti»).
• Dati dell’account: nome utente, hash della password, ID anonimo, hash dei token di sessione.
• Dati delle conversazioni: ciò che il partecipante e l’assistente IA hanno scritto, con l’orario, l’assistente, gli identificativi della conversazione e dei messaggi, e il sito e il percorso della pagina. I nomi e gli altri elementi identificativi vengono rimossi prima della memorizzazione, e i dati vengono conservati sotto un ID anonimo che il servizio può collegare all’account (dati pseudonimizzati).
• Risultati: stime degli stati mentali e valutazioni delle risposte dell’assistente.
• Categorie particolari: le stime degli stati mentali possono essere dati relativi alla salute, e i dati delle conversazioni possono contenere qualsiasi cosa un partecipante scriva. Entrambi possono costituire categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR) e dati personali degni di particolare protezione (art. 5 lett. c LPD).

4. Istruzioni del Cliente

Custodian tratta i dati soltanto su istruzione documentata del Cliente, anche in caso di trasferimenti verso altri Paesi. Tali istruzioni sono costituite dal contratto scritto, dalle Condizioni di servizio e dal presente accordo. Se una legge obbliga Custodian a trattare i dati in altro modo, Custodian ne informa il Cliente prima di procedere, salvo che tale legge lo vieti. Custodian informa immediatamente il Cliente se ritiene che un’istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati. Custodian non utilizza i dati per scopi propri e non li vende.

Il Cliente è responsabile della base giuridica del trattamento: il consenso esplicito di ciascun partecipante (art. 6 par. 1 lett. a e art. 9 par. 2 lett. a GDPR; art. 6 cpv. 6 e 7 LPD). Prima che una persona partecipi, il Cliente le chiede tale consenso e ne conserva traccia. La partecipazione deve essere volontaria: una persona può rifiutare, o revocare il consenso in qualsiasi momento, senza alcuno svantaggio. Nulla viene raccolto finché il partecipante non attiva l’acquisizione, e il partecipante può disattivarla in qualsiasi momento.

5. Riservatezza

Ogni persona che tratta i dati per conto di Custodian è vincolata da un obbligo di riservatezza. Solo l’amministratore di Custodian ha accesso al servizio e, nel normale funzionamento del servizio, l’amministratore vede conteggi di partecipazione associati a ID anonimi, non il testo delle conversazioni né i risultati individuali.

6. Misure di sicurezza

• Connessioni cifrate (TLS) dall’estensione, dal connettore e dal sito web verso il servizio.
• De-identificazione con Presidio prima di qualsiasi memorizzazione; dati conservati sotto un ID anonimo, mai sotto il nome utente.
• Analisi all’interno del servizio, sul suo server nell’UE; nessun testo delle conversazioni viene trasmesso a un fornitore di IA.
• Password memorizzate come hash Argon2; token di sessione memorizzati solo come hash; limiti ai tentativi di accesso e alle richieste.
• Il servizio risponde solo tramite il proxy del sito web; nessuna porta del server del servizio è aperta verso Internet.
• Disco cifrato; file del servizio leggibili solo dall’utente di sistema del servizio.
• La vista dell’organizzazione mostra dati solo quando vi contribuiscono almeno sei partecipanti, e non può essere filtrata fino a risalire a una persona.

La pagina Sicurezza descrive queste misure più nel dettaglio. Custodian le mantiene aggiornate e non riduce il livello di protezione.

7. Sub-responsabili del trattamento

Il Cliente autorizza i seguenti sub-responsabili del trattamento:

• Cloudflare, Inc. (Stati Uniti): trasporta il traffico tra i computer dei partecipanti e il servizio, eroga il sito web e inoltra le e-mail inviate a info@custodian.health.
• Infomaniak Network SA (Svizzera): invia al team di Custodian le e-mail del servizio, che contengono i nomi utente dei nuovi account, e ospita la casella di posta del team.

Custodian vincola contrattualmente ciascun sub-responsabile del trattamento a obblighi di protezione dei dati che offrono almeno la stessa protezione del presente accordo, e resta responsabile nei confronti del Cliente dell’operato dei propri sub-responsabili del trattamento. Custodian informa il Cliente almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile del trattamento. Entro tale termine il Cliente può opporsi; se le parti non trovano un accordo, il Cliente può recedere dal contratto.

8. Ubicazione e trasferimenti

Il servizio che memorizza e analizza i dati delle conversazioni funziona su un server che Custodian gestisce in Italia, all’interno dell’UE. I trasferimenti verso Cloudflare negli Stati Uniti si basano sulla sua certificazione nell’ambito del quadro UE-USA per la protezione dei dati personali (EU-U.S. Data Privacy Framework) e dello Swiss-U.S. Data Privacy Framework, nonché sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea. I trasferimenti verso Infomaniak in Svizzera si basano sulla decisione di adeguatezza della Commissione europea per la Svizzera.

9. Cancellazione al termine del contratto

Custodian cancella gli account, i dati delle conversazioni e i risultati dei partecipanti 30 giorni dopo la fine del contratto scritto, salvo che il contratto preveda un periodo più breve. Prima di tale termine, il Cliente può richiedere i propri risultati aggregati. Un partecipante può eliminare il proprio account e tutti i relativi dati in qualsiasi momento dalla propria dashboard.

10. Assistenza al Cliente

• Diritti dei partecipanti. Ogni partecipante può esportare ed eliminare i propri dati dalla propria dashboard. Custodian aiuta il Cliente a rispondere a qualsiasi altra richiesta e gli trasmette ogni richiesta che riceve in merito ai dati del Cliente.
• Violazioni della sicurezza dei dati. Custodian informa il Cliente senza ingiustificato ritardo, e al più tardi entro 48 ore, dopo essere venuto a conoscenza di una violazione della sicurezza dei dati del Cliente, fornendo le informazioni di cui il Cliente ha bisogno per la propria notifica.
• Valutazioni d’impatto. Custodian fornisce al Cliente le informazioni di cui il Cliente ha bisogno per una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e per le consultazioni con l’autorità o con i rappresentanti dei lavoratori.

11. Verifiche

Custodian fornisce al Cliente le informazioni necessarie per dimostrare di rispettare il presente accordo. Il Cliente, o un revisore scelto dal Cliente e tenuto alla riservatezza, può effettuare una verifica una volta all’anno, con un preavviso di 30 giorni. Dopo una violazione della sicurezza dei dati che riguarda i dati del Cliente, o quando un’autorità di controllo lo richiede, il Cliente può effettuare una verifica anche in altri momenti, con un preavviso di 7 giorni. Ciascuna parte sostiene i propri costi.

12. Responsabilità e diritto applicabile

La responsabilità, il diritto applicabile e il foro competente sono quelli stabiliti nelle Condizioni di servizio, salvo laddove la normativa sulla protezione dei dati non consenta una limitazione.

13. Contatti